Thêm một chút năng lượng tích cực cho cả nhóm

"Good morning!"

Chữ "morning" được nhấn giọng lên cao, kéo dài thêm một chút, nghe vui vui.

Chỉ là một câu chào buổi sáng bằng tiếng Anh. Nhưng nếu được nói với một nụ cười thật tươi, đôi khi nó khiến người đối diện cũng muốn cười theo.

Chú Nha 27 tuổi thích kiểu chào nhau như vậy.

Không cần thêm câu "Hôm nay chúng ta cùng quyết tâm nhé!". Cũng chẳng cần một bài phát biểu để bắt đầu ngày mới.

"Good morning!"

Vậy là được.

Có người đáp lại. Có người chỉ mỉm cười, gật đầu. Ai đang tập trung làm việc thì cứ tiếp tục công việc của mình.

Chú nghĩ không khí vui vẻ ở nơi làm việc đôi khi bắt đầu từ những chuyện bình thường như thế.

Nhưng nếu chỉ chào nhau vui vẻ rồi thôi thì cũng chưa có gì nhiều để kể.

Điều chú Nha muốn chia sẻ hôm nay là cách một người có thể mang thái độ tích cực vào công việc hằng ngày, từ những cuộc trao đổi rất nhỏ đến lúc phối hợp cùng cả nhóm.

1. Một người vui vẻ có thể khiến buổi sáng dễ chịu hơn

Ở công sở, mỗi người có một tính cách.

Có người vừa đến đã nói chuyện rôm rả. Có người thích uống cà phê, mở máy tính và bắt đầu công việc trong yên tĩnh. Có người ít nói nhưng hễ đồng nghiệp cần hỗ trợ là sẵn sàng.

Chú Nha thấy mỗi kiểu đều có điểm hay.

Không nhất thiết phải trở thành người nói nhiều nhất phòng mới có thể mang đến cảm giác tích cực cho người khác.

Một lời chào vui vẻ là tốt. Một thái độ dễ gần cũng tốt. Nhưng có những hành động còn thiết thực hơn.

Chẳng hạn, khi đồng nghiệp hỏi một việc mình biết, thay vì chỉ nói "Có trong tài liệu đó em", mình có thể gửi luôn đường dẫn đến đúng phần cần đọc.

Hoặc khi thấy bạn bên cạnh đang chuẩn bị một công việc liên quan đến phần mình phụ trách, có thể chủ động thông báo:

"Phần của anh gần xong rồi, lát anh gửi để em làm tiếp nhé."

Người nhận tiết kiệm được một lần hỏi. Người gửi cũng không mất thêm bao nhiêu thời gian.

Chú thích những hành động như vậy vì chúng rất bình thường, chẳng cần ai phải cố thể hiện.

2. Năm phút hội ý đầu giờ cũng là dịp để quan tâm đến công việc của nhau

Công ty chú Nha có thói quen hội ý đứng khoảng 5 phút đầu giờ, đã duy trì nhiều năm nay.

Trong buổi hội ý, mọi người cập nhật những việc sẽ làm trong ngày, những công việc từ hôm qua còn vướng và những nội dung cần phối hợp.

Nhờ vậy, người này biết hôm nay người kia đang làm gì. Nếu hai công việc liên quan đến nhau, mọi người có thể chủ động sắp xếp để hỗ trợ.

Lãnh đạo cũng có dịp nắm tình hình và định hướng những việc cần ưu tiên.

Chú Nha nghĩ đây là một thời điểm rất phù hợp để mỗi người thể hiện tinh thần tích cực bằng hành động.

Ví dụ, một bạn chia sẻ rằng hôm nay cần hoàn thành nội dung cho một tính năng website nhưng đang chờ tài liệu kỹ thuật.

Nếu người đang giữ tài liệu có mặt trong buổi hội ý, bạn ấy có thể nói ngay:

"À, phần đó bên mình có rồi. Lát nữa mình gửi bạn."

Hoặc một đồng nghiệp thông báo rằng công việc hôm qua chưa hoàn thành vì còn một vấn đề cần xác nhận.

Người phụ trách có thể đề nghị:

"Sau hội ý anh em mình xem lại phần đó một chút nhé."

Đây là những ví dụ minh họa, không phải lời thoại từ một buổi hội ý cụ thể.

Nhưng chỉ qua những trao đổi ngắn như thế, chúng ta có thể thấy rõ giá trị của việc biết công việc của nhau.

Đồng nghiệp không phải mất thời gian đi tìm đúng người. Người quản lý biết chỗ nào đang cần tháo gỡ. Những người liên quan có thể tiếp tục trao đổi sau hội ý.

Và nếu hôm qua cả nhóm vừa xử lý xong một việc quan trọng, một lời cảm ơn đúng lúc cũng rất phù hợp.

"Hôm qua mọi người hỗ trợ phần đó nhanh ghê, cảm ơn cả nhà nhé!"

Chân thành là được.

Chú nghĩ buổi hội ý đầu giờ nên có không khí thoải mái như vậy. Mọi người được nói, được nghe và biết sau khi kết thúc cần làm gì.

3. Bảy thói quen nhỏ có thể thử trong công việc

Chú Nha không có công thức nào để biến một đội nhóm thành tập thể lúc nào cũng vui vẻ.

Nhưng có vài việc chú thấy chúng ta hoàn toàn có thể tự thực hiện, không cần đợi công ty phát động một chương trình gì cả.

Thói quen 1: Chào nhau vui vẻ

Bắt đầu từ câu "Good morning!" mà chú vừa kể.

Nói với giọng vui, nhấn cao lên một chút ở cuối câu. Nếu đồng nghiệp đáp lại bằng một nụ cười thì càng vui.

Không cần sáng nào cũng làm cả phòng chú ý đến mình.

Nhất là đừng đến cạnh một người đang tập trung xử lý công việc rồi cố bắt họ phải hưởng ứng.

Chào nhau một cách thoải mái, tự nhiên, thế là đủ.

Thói quen 2: Thấy đồng nghiệp làm tốt, nhớ nói một câu

Có một việc chú Nha nghĩ chúng ta đôi khi quên mất: ghi nhận công sức của người khác.

Ví dụ, một đồng nghiệp vừa hoàn thành phần tài liệu khá khó, giúp cả nhóm có thể tiếp tục triển khai.

Thay vì chỉ trả lời "OK", có thể nói thêm:

"Anh xem rồi, phần này rõ hơn nhiều. Cảm ơn em nhé."

Hoặc một bạn vừa tìm ra nguyên nhân của vấn đề khiến mọi người mất thời gian kiểm tra:

"Hay quá, vậy là tìm ra nguyên nhân rồi. Cảm ơn em!"

Chú nghĩ người được ghi nhận sẽ vui, nhất là khi đó là một việc họ đã bỏ nhiều công sức thực hiện.

Nhưng đừng khen cho có.

Người khác hoàn toàn có thể nhận ra một lời khen được nói chỉ vì phép lịch sự.

Nếu thấy điều gì làm tốt, hãy nói đúng điều đó. Không cần thêm những tính từ thật lớn.

Thói quen 3: Có thể giúp được gì thì chủ động một chút

Trong công việc nhóm, nhiều việc liên quan đến nhau.

Có khi đồng nghiệp đang chờ một thông tin mà mình đã có. Có khi một bạn mới chưa biết tài liệu nằm ở đâu. Có khi người phụ trách chưa nhận được kết quả từ bộ phận khác.

Nếu mình biết và có thể hỗ trợ, cứ chủ động.

"Để anh gửi em cái link."

"Phần này anh làm rồi, cần thì anh chỉ cho."

"Em cần trước mấy giờ để anh sắp xếp?"

Những câu nói rất bình thường.

Nhưng với người đang cần thông tin, chúng có thể giúp tiết kiệm khá nhiều thời gian.

Tất nhiên, cũng cần xem mình có đủ thời gian và khả năng hỗ trợ không.

Nếu đang có việc quan trọng, mình có thể hẹn một thời điểm khác hoặc giới thiệu người phù hợp hơn.

Giúp nhau không có nghĩa nhận làm hết việc của nhau.

Thói quen 4: Khi thấy một vấn đề, thử nghĩ thêm hướng xử lý

Đi làm sẽ có những việc chưa thuận lợi.

Một công việc cần thêm dữ liệu. Một tính năng chưa đáp ứng yêu cầu. Một phương án cần điều chỉnh.

Chú Nha thích những cuộc trao đổi mà mọi người vừa nêu vấn đề, vừa cùng nhau suy nghĩ xem bước tiếp theo nên làm gì.

Chẳng hạn:

"Phần này đang chờ đối tác xác nhận. Em nghĩ mình nên liên hệ lại trong sáng nay để kịp tiến độ."

Hoặc:

"Cách này có vẻ cần nhiều thời gian. Hay nhóm mình thử phương án đơn giản hơn trước?"

Không phải lúc nào cũng tìm được giải pháp ngay.

Cũng có những lúc chưa đủ thông tin để đề xuất.

Khi ấy, cứ nói rõ mình đang thiếu điều gì và cần kiểm tra thêm ở đâu.

Chú nghĩ việc chủ động tìm hướng xử lý giúp cuộc trao đổi có ích hơn là chỉ dừng ở việc thông báo có một vấn đề đang tồn tại.

Thói quen 5: Học được điều hay, chia sẻ lại

Chú Nha thích tìm hiểu công nghệ, lập trình và các công cụ mới, đặc biệt là AI.

Đôi khi học được một cách làm tiện hơn, chú thấy rất đáng để chia sẻ với đồng nghiệp nếu nó có thể giúp ích cho công việc.

Ví dụ, một cách tổ chức ghi chú trên Google Docs giúp tìm lại thông tin nhanh hơn. Một câu lệnh AI có thể hỗ trợ phân loại tài liệu. Hoặc một mẹo Excel giúp giảm thao tác lặp lại.

Chẳng cần tổ chức buổi hướng dẫn dài.

Có thể gửi một tin nhắn:

"Mình mới thử cách này, thấy khá tiện. Bạn nào cần thì mình chia sẻ nhé."

Nếu đồng nghiệp quan tâm, mình hướng dẫn thêm.

Nếu chưa ai có nhu cầu, cũng không sao.

Chú nghĩ kiến thức sẽ có ích hơn khi được dùng vào đúng việc, đúng thời điểm.

Và biết đâu một ngày khác, chính mình lại được một bạn trong nhóm chỉ cho một cách làm hay hơn.

Thói quen 6: Để đồng nghiệp có cơ hội đóng góp

Không phải ai cũng thích phát biểu trước đông người.

Có những bạn ít nói nhưng khi được hỏi đúng phần chuyên môn lại đưa ra nhiều ý kiến rất hay.

Trong cuộc họp, nếu thấy một người có liên quan trực tiếp đến nội dung đang trao đổi, có thể mời bạn ấy góp ý:

"Phần này em đang phụ trách, em thấy phương án nào ổn hơn?"

Rồi nghe cho hết.

Nếu ý kiến chưa rõ, hỏi thêm. Nếu chưa đồng ý, cứ trao đổi dựa trên công việc.

Chú nghĩ người ít nói không nhất thiết cần được khuyến khích bằng những lời động viên thật lớn. Đôi khi họ chỉ cần có thời gian để trình bày và biết rằng người khác đang thực sự lắng nghe.

Thói quen 7: Hứa việc gì, cố gắng làm đúng việc đó

Thói quen cuối cùng nghe có vẻ chẳng liên quan đến năng lượng tích cực.

Nhưng chú Nha lại thấy nó rất quan trọng.

Khi đồng nghiệp biết mình có thể tin vào những gì người khác đã hứa, việc phối hợp sẽ dễ dàng hơn.

Ví dụ, mình nói sẽ gửi tài liệu vào chiều nay thì cố gắng gửi đúng hẹn.

Nếu chưa hoàn thành, báo trước để người đang chờ chủ động sắp xếp.

Nếu nhận hỗ trợ một việc nhưng sau đó phát hiện không đủ thời gian, hãy trao đổi lại.

Chú vẫn duy trì thói quen ghi những việc cần làm vào sổ và rà soát vào cuối ngày. Những dòng đã xử lý xong thì đánh dấu, những việc chưa xong tiếp tục được theo dõi.

Việc này cũng giúp chú nhớ những lời đã trao đổi với đồng nghiệp trong ngày.

Một người vui vẻ có thể mang lại cảm giác dễ chịu. Nhưng một người vui vẻ và đáng tin cậy thì còn giúp đồng nghiệp yên tâm khi làm việc cùng.

4. Thử một tuần làm việc vui vẻ hơn một chút

Nếu muốn bắt đầu, chúng ta không cần thực hiện cả bảy thói quen cùng một lúc.

Chú Nha gợi ý thử từng việc trong năm ngày làm việc.

Thứ Hai: Bắt đầu bằng "Good morning!"

Chào đồng nghiệp với tâm trạng thoải mái. Trong buổi hội ý đầu giờ, chú ý xem hôm nay công việc của mình liên quan đến ai.

Thứ Ba: Nói một lời cảm ơn cụ thể

Nếu có người giúp mình hoàn thành công việc, nhớ nói lời cảm ơn và nhắc đúng điều họ đã hỗ trợ.

Thứ Tư: Chủ động giúp một việc nhỏ

Có thể gửi tài liệu, chia sẻ thông tin hoặc dành vài phút hướng dẫn đồng nghiệp một việc mình đã quen làm.

Thứ Năm: Chia sẻ một điều mới học được

Một mẹo công nghệ, một cách xử lý công việc hoặc một tài liệu hữu ích.

Chọn thứ thật sự có thể dùng được, thay vì gửi hàng loạt thông tin vào nhóm.

Thứ Sáu: Nhìn lại những điều đã làm

Cuối ngày, thử xem trong tuần có lần nào mình giúp được đồng nghiệp, được người khác hỗ trợ hay học được một điều mới.

Nếu có người đã hỗ trợ nhiều, đừng quên cảm ơn.

Không cần chấm điểm.

Cũng không cần báo cáo với ai rằng tuần này mình đã thực hiện được bao nhiêu hành động tích cực.

Thử thấy phù hợp thì duy trì. Việc nào chưa tự nhiên thì điều chỉnh.

5. Người quản lý có thể góp phần tạo không khí như thế nào?

Khi phụ trách một nhóm, chú Nha nghĩ người quản lý có thêm một vai trò: tạo điều kiện để các thành viên làm việc và phối hợp thuận lợi.

Chẳng hạn, trong buổi hội ý đầu giờ, nếu một nhân viên chia sẻ rằng công việc đang cần hỗ trợ từ bộ phận khác, người quản lý có thể giúp xác định đầu mối phối hợp.

Nếu có nhiều việc cùng gấp, người quản lý cần làm rõ việc nào nên ưu tiên.

Khi một thành viên đưa ra ý tưởng hữu ích, hãy ghi nhận và cho mọi người cơ hội tìm hiểu thêm.

Và nếu cả nhóm vừa hoàn thành một công việc khó, một lời cảm ơn chân thành rất đáng nói.

Chú thấy vai trò này không cần phải thể hiện bằng những lời nói quá mạnh mẽ.

Đôi khi một người quản lý bình tĩnh, biết lắng nghe, đưa ra quyết định rõ ràng và giữ lời hứa đã giúp không khí làm việc dễ chịu hơn nhiều.

Cũng nên để ý đến những thành viên ít thể hiện cảm xúc.

Không phải ai im lặng cũng đang thiếu nhiệt tình. Có người thích tập trung làm việc, có người cần thêm thời gian để suy nghĩ.

Một tập thể có nhiều tính cách khác nhau vẫn có thể phối hợp rất tốt nếu mọi người hiểu và tôn trọng cách làm việc của nhau.

6. Vui vẻ là tốt, nhưng cần đúng lúc

Chú Nha thích không khí làm việc vui vẻ.

Nhưng không phải lúc nào cũng nên pha trò.

Chẳng hạn, khi một đồng nghiệp đang cần tập trung xử lý vấn đề quan trọng, có lẽ chúng ta nên để bạn ấy có không gian làm việc.

Khi một người vừa gặp khó khăn, câu hỏi "Có cần anh giúp gì không?" có thể hữu ích hơn một lời động viên chung chung.

Khi công việc cần điều chỉnh, cả nhóm vẫn nên góp ý thẳng thắn và tìm cách xử lý.

Không cần cố nói mọi việc đều ổn nếu thực tế vẫn còn vấn đề.

Và cũng không nên xem những người ít cười, ít nói là thiếu tích cực.

Mỗi người có cách thể hiện khác nhau. Điều chú quan tâm là cách chúng ta làm việc, cư xử và phối hợp với nhau.

Một câu chào vui vẻ có thể mở đầu ngày làm việc. Nhưng những việc chúng ta làm sau câu chào mới là điều đồng nghiệp tiếp tục cảm nhận trong cả ngày hôm đó.

7. Lời nhắn của chú Nha 27 tuổi

Chú Nha nghĩ môi trường làm việc dễ chịu được tạo ra từ khá nhiều chuyện nhỏ.

Một đồng nghiệp gửi tài liệu đúng lúc.

Một người chủ động báo tiến độ để người khác không phải hỏi.

Một bạn mới được hướng dẫn tận tình.

Một ý kiến hay được cả nhóm ghi nhận.

Hay đơn giản là sau một ngày làm việc, chúng ta vẫn vui vẻ cảm ơn nhau trước khi ra về.

Chẳng có việc nào quá lớn.

Nhưng nếu được duy trì, những điều ấy khiến việc phối hợp trở nên dễ dàng và thoải mái hơn.

Chú cũng còn phải học nhiều, nhất là chuyện quan sát xem đồng nghiệp đang cần gì, khi nào nên hỗ trợ và khi nào nên để người khác có thời gian tập trung.

Ngày mai vẫn sẽ có công việc mới, những cuộc trao đổi mới và đôi khi cả những vấn đề cần cùng nhau giải quyết.

Thử bắt đầu bằng một câu chào thật vui:

"Good morning!"

Nhấn cao chữ cuối lên một chút.

Rồi bắt đầu công việc.

Biết đâu hôm nay mình lại có dịp giúp một đồng nghiệp làm xong việc sớm hơn, hoặc được ai đó chỉ cho một điều hay.

Vậy cũng là một ngày đi làm đáng vui rồi.